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Vorreste realizzare di più sforzandovi di meno? Vorreste essere iperproduttivi liberandovi dello stress? Vorreste fare carriera senza rinunciare a godervi la vita? O perlomeno, senza mirare troppo in alto, vorreste giostrarvi tra il flusso ininterrotto di e-mail, sms, telefonate, fax, riunioni, eliminando la crescente impressione di impazzire? Un guru americano potrebbe avere la soluzione che fa per voi…
Ha già funzionato per centinaia di migliaia di individui, e per centinaia di aziende che applicano il suo metodo, incluse la banca d’investimenti Goldman Sachs e l’US Airforce.
Il metodo è riassumibile in 3 parolette, o anche 3 letetrine: GTD. Significa Getting Things Done, traducibile in “Come finire le cose da fare”. Quali cose? Praticamente tutte: lavorare, fare la spesa, fare lo shopping di natale, le riparazioni di casa e della macchina – e andare regolarmente in palestra, in piscina o al tennis, e ricordarsi di fare gli auguri e di comprare il regalo di compleanno alla moglie, al marito, ai figli, alla mamma, eventualmente all’amante, e portare il cane dal veterinario, e ricordarsi di dire quella cosa all’amico. E così via.
Il guru in questione si chiama David Allen. Ex studente di Berkley, ex beatnik degli anni Sessanta, cintura nera di karate qualche anno dopo, ha un’esperienza di mille mestieri che un giorno ha prodotto un’idea geniale ma semplice.
Getting Things Done è la sua idea. E cioè: il titolo del best seller internazionale (Penguin) che l’ha diffusa nel mondo; la sua nuova società (The David Allen Company); il suo sito (www.davidco.com); i suoi seminari da 500 euro a persona sparsi in tutta Europa.
Sulla pagina scritta del libro o ascoltandolo di persona, il “trucco” insegnato da Allen parte da una considerazione: siamo tutti oberati da troppi impegni che si sovrappongono. “Come pompieri che corrono da un falò a un altro, senza riuscire mai a spegnere l’incendio”, spiega, “anche noi corriamo da una e-mail a una voice-mail, da un incontro all’altro, preoccupati di ricordare tutto e di tappare tutti i buchi che si aprono, risolvere i problemi che si creano, esaudire le richieste che ci vengono fatte.
Ma è un circolo vizioso: più cose facciamo, meno siamo in grado di concluderle – e più aumenta la pila di cose da fare”. Risultato: siamo sempre più stressati, perdiamo lucidità, lavoriamo male e viviamo ancora peggio.
Il segreto per uscire dal circolo? Sostanzialmente uno solo: fare la lista.
Anzi, le liste: scrivere (su un taccuino, sull’agenda di carta o elettronica, sui post-it gialli, sul computer, dove vi pare) elenchi dettagliati di tutte le cose da fare, divise per categorie (lavoro, casa, famiglia, amici, tempo libero, appuntamenti, vacanze eccetera).
Quindi applicare “la regola dei due minuti”: quello che riesci a fare in meno di due minuti, lo porti a termine subito, il resto “lo deleghi, lo rinvii o lo cancelli”.
Con un corollario: dedica almeno un’azione, un’iniziativa, una decisione, anch’essa non più lunga di due minuti, alle cose che non puoi finire subito. Non ti preoccupare di quando finirai di occupartene: intanto mandala avanti. Ciò che più conta è “la serenità psicologica che deriva dal distinguere l’urgente dal rinviabile, compiendo piccoli progressi su tutta la linea e rimettendo ordine nella propria vita, sostiene Allen, osservadno che “la nostra produttività è direttamente proporzionale alla nostra capacità di rilassarci, perché solo quando la mente è sgombra e i pensieri sono organizzati possiamo ottenere dei buoni risultati e sviluppare appieno tutto il nostro potenziale creativo”.
Non tutti saranno d’acc0rdo: c’è anche chi sviluppa la creatività nella confusione più incredibile. Qualcuno penserà che l’idea di Getting Things Done è un’americanata. Qualcun altro commenterà ched è la scoperta dell’acqua calda: ogni massaia impegnata a compliare la lista della spesa potrebbe impartire una lezione analoga. Rinfrancato da un crescente successo, Allen ignora gli scettici e ammonisce: “Non fidatevi di chi non scrive liste”. Al che io cancello dalla mia “scrivere un articolo su Allen per D”, e passo alla successiva cosa da fare.

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